Export aller Dokumente mit Meta-Informationen

Kommentare

16 Kommentare

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    Markus

    Fände ich gut - am besten direkt in den Metadaten-Felder des PDF-Dokuments.

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    Endel Martin

    Finde ich sogar sehr wichtig. So erst wird fileee für Selbständige ein sehr hilfreiches und wertvolles, einfaches tool um alle wichtigen Dokumente zu erfassen und später für die Abrechnung selbständig aufzuarbeiten. Also für mich ein Muss, bevor ich fileee komplett nutzen kann.

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    Martin Tönnishoff

    Für die Metainformationen sollten mehrere Standartformate angeboten werden z.B.

    - CSV für Anwender von Tabellensoftware

    - JSON

    - XML

    Die Serialisierung in die obigen Formate ist über jedes anständige Webdevelopment Framework sehr einfach.

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    Alexander Bauer

    Ich fände die Funktion auch sehr gut

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    Christian von Ow

    Habe gerade alle Files exportiert und habe mich sehr geärgert darüber, dass die in fileee eingegebenen Daten nicht mit exportiert werden. Finde das eigentlich ein no-go, ich hätte erwartet das dies bereits umgesetzt ist.

    Die Meta-Informationen müssten aber nicht als separate Datei oder CSV daher kommen sondern in die exportierten PDFs integriert sein.

    Beispiele:
    Datum des Dokuments -> Erstelldatum des PDFs
    Tags, Notizen, Kategorien etc. -> Als Metainformationen im PDF (PDF->Eigenschaften)

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    fileee Team

    Hi Christian,

    vielen Dank für Dein Feedback. Den Export von Metadaten als CSV und Excel Datei haben wir mittlerweile als Premium Funktion umgesetzt. Mehr Informationen dazu findest Du hier. Aktuell ist es ja so, dass als Name eines PDFs automatisch Absender, Dokumententyp und Ausstellungsdatum festgelegt werden. Die restlichen Meta Informationen direkt ins PDF hinzuzufügen ist sicherlich auch interessant. Wenn Du willst, kannst Du dafür ja auch nochmal einen separaten Vorschlag hier im Wunschforum erstellen.

    Viele Grüße,

    Florian

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    eORDER GmbH

    In Fileee angereichtere Inforamtionen sollten in PDF als Meta mitgegeben werden....

    Was mitgeben?

    In Fileee macht man sich sehr viel Artbeit mit der Korrektur der Absender, setzen von Tags, korrektur von Rechnungsnummern, Kundennummern usw. Ich mache dies, weil es in Fileee sehr schön einfach geht und man es nebenher mit der App machen kann, teilweise.
    Außerdem rechere ich die Informationen an um bessere Suchergebnissse und Filter zu erhalten, sonst wird auch Fileee schnell unübersichtlich.

    Warum mitgeben?

    Fileee ist super zur Dokumentenverwaltung und zu Ablage, gerade in den Boxen... SUPER! Ich muss aber die Belege für die Buchhaltung (Unternehmen) weiterverarbeiten, also nach Datev oder Candis exportieren. Ich erhalte aus Filee eine PDF mit OCR, schon einmal super. Aber die angreicherten Informationen wie Korrekturen bei Adresse, Fälltigkeit, Rechnungsinfos usw. hat nur Fileee. Ich mache also alles ERNEUT :-(

    Warum IM PDF? Format

    Die mir bekannten Services (Datev Unternehmen Online /Candis) importieren alle nur PDF. Im PDF gibt es diverse Informationen von  Meta-Informationen. Hier können

    Im Normalfall werden die Metainfos MIT DURCHSUCHT, auch von anderen Programmen/Services. Eine korrigierter Beleg/Rechnugsabsender ist somit bei der Suche über die Metas findbar, auch wenn die Adresse im OCR nur Salat ergab.

    STANDARDFORMAT im Meta: Optimal wäre natürlich, die angreicherten Informationen werden in den Meta in einem beschreibenden Format wie XML oder JSON übergeben. Damit sind sie durchsuchbar und die empfangende Software könnte sie auch struktiert einlesen.

    Vision wäre Ident mit API

    Die eineindeutige Dokumenten-ID im Meta wäre natürlich optimal. So könnte man aus Datev heraus den Beleg gezielt in Fileee suchen bzw. sogar per API aufrufen und auch spätere Bearbeitungen (Bezahltmeldung, Rechnungsnummer, Kundennummer) in der DB von Fileee mit ändern. Letzere ist aber eher weiter weg.

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    Till Martin Wisseler

    Für mich wäre die Möglichkeit hilfreich, den Umfang der erfassten und in excel bereitgestellten Metadaten zu erweitern (z.B. Tags und Notizen)? - zum Beispiel um eine aussagekräftigen Bericht über im Bearbeitungsprozess befindliche Dokumente zu erhalten.

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    fileee Team

    Hallo Till,

    vielen Dank für deinen Beitrag! Ich habe bezüglich deines Wunsches einmal nachgehakt. Wir haben den Export von weiteren Metadaten für Excel-Exportdateien auf jeden Fall für die Zukunft auf dem Schirm. In der Zukunft soll es möglich sein, weitere Metadaten in die exportierte Exceltabelle mit einzubeziehen. Wann genau es der Fall sein wird, kann ich dir derzeit noch nicht sagen. Tut mir leid.

    Wenn wir einige Schritte weiter sind, wirst du in den Changelogs der fileeeApp, in unserem Blog oder auf unseren Social Media Kanälen informiert werden!

    Viele Grüße
    Hermann

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    Bernd Worsch

    Ich bin jetzt das dritte Jahr damit befasst meine Einkommenssteuer über die Belegablage per Fileee aufzubereiten und laut Blog und Werbung ist das ja auch ein Anwendungsfall, den die Lösung unterstützen möchte.

    Mir fehlt nach wie vor an verschiedenen Punkten die Unterstützung für die dafür notwendige Beschaffung von Informationen. Das ist nach der langen Zeit sehr sehr unglücklich und ich werde Fileee daher aktuell weiterhin nicht als Lösung für die private Ablage von Belegen empfehlen, obwohl das Grundkonzept der Schuhschachtel meines Erachtens schlank und bequem und im Prinzip hervorragend ist.

    Wichtigster Punkt wäre, dass ich im Datenexport Excel/CSV die Notiz und die vergebenen Tags/Schlagworte sehen wollen würde. Diese Liste ergänzend zu den Belegen an den Steuerberater geben zu können oder meinetwegen auch für mich selbst als Übersicht nutzen zu können, wäre wirklich, wirklich hilfreich.

    Der eigentlich wünschenswerte Ablauf wäre:

    1) Praktisch verschlagworte ich im Jahresverlauf Belege dahingehend, ob sie steuerrelevant sind und wie.

    2) Für die Einkommenssteuererklärung exportiere ich dann alle als relevant markierten Belege in PDF-Form und in Listenform

    3) In Excel liefert eine simple Pivottabelle mit Summen der Rechnungsbeträge gegliedert nach Tag und Versender eine gute Übersicht mit der man dann arbeiten kann.

    4) Die Notizen am Dokument wären nutzbar, um Anmerkungen zum Umgang mit bestimmten Belegen zu handhaben.

    So hatte ich mir das jedenfalls vorgestellt. Die Praxis ist, dass ohne Durchsicht der Belege und zwar in Papier keine Steuererklärung mit vertretbarem Aufwand zu machen ist. Die Belege drucke ich dazu aus, weil es keinen Sinn macht, sie als Originale aus der Schuhschachtel zu ziehen. Das ist als Vorgehen eigentlich echt absurd.

    Im Vergleich zu vor einem Jahr, haben sich Suche und Datenzugriff stabilisiert, immerhin.

    Also bitte ergänzt zeitnah den Datenexport.

     

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    Bernd Worsch

    Nachtrag:

    Die Metadaten in das PDF zu integrieren und Rechnungdaten dabei entsprechen dem ZUGFeRD Standard bereitzustellen, hilft die Bindung zu DMS und Buchhaltungssystemen zu schaffen. Das wäre dann Stufe 2.

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    Dominic Paul

    Hallo,

    zu dem Beitrag von Till, wäre es grundlegend interessant, ab wann die Tags oder Notizen mit ausgegeben werden.

    Den das ist seitens Fileee angedacht seit knapp einem Jahr allerdings noch nicht umgesetzt. Mir scheint es, dass diese Funktion nicht allzu schwer umzusetzen ist und auch andere User fänden diese Funktion sehr hilfreich.

    Ich persönlich Nutze Fileee eben aus den Vorschreibern genannten Gründen und möchte es weiterhin nutzen, da ich die Handhabe klasse finde.

    Allerdings möchte ich auch für mein "ERP" System diese Meta-Daten nutzen um Beschaffungsrechnungen und Belege für den Steuerberater einfach zusammen zu fassen und bereits Notizen/Tags für die Buchungshinweise nutze (Betriebsausstattung, Wareneingang etc.)

     

    Ich danke für die Unterstützung.

     

    Gruß

    Dominic

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    Alexander Frei

    Ich habe beim lesen dieser Kommentare den Eindruck, dass in den vergangenen Jahren keine Weiterentwicklung an fileee stattfindet. Schade, dabei haben die Entwickler ursprünglich vieles richtig gemacht.. es wäre nun jedoch an der Zeit weitere Funktionen umzusetzen

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    fileee Team

    Hallo Alexander,

    vielen Dank für Deinen Beitrag. Aktuell entwickeln und optimieren wir fileee stets weiter. So konnten wir seit dem Serverumzug schon bereits eine deutlich verbessere Performance für die WebApp umsetzen und neben weiteren Features auch fileee Conversations starten! Nebenbei sitzt unser Entwicklerteam bereits auch an der Umsetzung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung für fileee, die wir aktuell aufgrund von mehreren Kundenwünschen stärker priorisierten. So soll darauf auch eine Option für die Stapelverarbeitung von Dokumenten folgen.

    Wir nehmen natürlich nach wie vor Kundenwünsche ernst und sind für weitere Vorschläge bezüglich der Export-Funkktion für alle Dokumente und Meta-Informationen offen. Wir freuen uns auf weitere Vorschläge von euch, um fileee noch besser zu machen!

    Schöne Grüße
    Hermann

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    Sergej Steinhauer

    Hallo Hermann,

    wie Till am 27. Mai 2019 geschrieben hat, wäre ein Export von Tags sehr hilfreich. Wann kann man mit dieser Erweiterung rechnen? Es ist mittlerweile ein Jahr her seit der Anfrage.


    Viele Grüße

    Sergej 

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    Max Arnold

    Hallo liebes Fileee Team, 

    ich möchte mich dringend dafür stark machen. Nicht weil ich euch verlassen will, sondern, weil mir die Suche per App zu lange dauert und ich das lokale Backup für schnelleren Zugriff dringend benötige. Alles jedoch über den Dateititel zu finden ist mühselig. Kommt schon! ;)

     

    Viele Grüße, 

     

    Ein treuer Nutzer. ;)

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