Emails in PDF umwandeln und archivieren

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14 Kommentare

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    Thomas Großschatz

    Um eine Email zu archivieren, schicke ich sie auf einen PDF-Drucker. Dann im Fileee-Ordner speichern und wie gewohnt verwalten

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    Nicolas Döring

    Ja, klar ist das eine Option... Genauso wie es früher eine Option war alle Dokumente in Ordner zu sortieren und dann stundenlang durchzublättern um sie zu suchen :).

    Der Weg, jede Email einzeln als PDF anzudrucken, ist eben ein UMweg, der Zeit kostet. Klar gibt es hier auch Programme, die das für einen erledigen und auch ganze Ordner in Outlook in einzelne PDFs umwandeln, aber das Ziel von Fileee ist es ja ein umfassendes Cloud-DMS anzubieten und da gehören Emails in der heutigen Gesellschaft eben einfach mit dazu.

    Wenn man seinen Emailaccount schon mit Fileee verknüpft, sollte es auch möglich sein, Emails in bestimmten Ordnern direkt in PDFs umzuwandeln - ähnlich wie es bei Dropbox und Co der Fall ist. So hat man nicht nur die Rechnungen eines bestimmten Anbieters in Fileee, sondern auch gleich die zugehörige Korrespondenz wie z. B. Bestellbestätigungen, Versandbestätigungen, etc...

    Es ist eben eine zusätzliche Vereinfachung und ein Feature, dass gerade gewerbliche Kunden von Fileee überzeugen wird. Emailarchivierung ist eben in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen noch ein viel zu unterschätztes Thema.

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    Thomas Großschatz

    Richtig, ich gebe dir uneingeschränkt Recht. Der Umweg über den PDF-Drucker ist derzeit nun derzeit der einzige gangbare Weg. Durch die Brust ins Auge sozusagen 

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    Jan Thomä (Bearbeitet )

    Moment mal, bedeutet das, daß Ihr vor Fileee eure Emails ausgedruckt und abgeheftet habt? Für Email-Archivierung gibt es sicher deutlich bessere Wege als sie in PDFs zu wandeln und dann sozusagen als "Bild" abzulegen.

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    Nicolas Döring

    Eine Umwandlung zur PDF bedeutet lange nicht, sie als Bild abzulegen. PDF-Dateien sind inhaltlich lesbar, sowohl für die Windows-Suchfunktion, als auch für verschiedene DMS-Systeme.

    Indem man eine Email als PDF-Archiviert hat man, neben der unveränderbarkeit bei bestimmten PDF-Formaten, bereits die Möglichkeit sie mit der Windows-Suche einer Volltext-Suche zu unterziehen. Man sucht nicht nach Dateinamen oder Ähnlichem, sondern kann auch nach Inhalten, wie z. B. Projektnummer, Rechnungsnummer, Absender oder eben anderen Schlagwörtern im Inhalt suchen.

    Da Emails heutzutage zum Alltag gehören, immernoch ein dickes VOTE für diese Funktion. Der Umweg über eine PDF-Umwandlung ist einfach ein Schritt zu viel.

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    CCM Chemnitz GmbH

    aber ihr denkt bitte daran, dass das ganze nicht die Gesetzlich vorgeschriebe Email Archivierung entspricht!

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    fileee Team

    Hallo,

    wir sind aktuell dabei zu prüfen, ob unser System GoBD konform ist. Wir glauben, dass wir die Anforderungen jetzt schon (zumindest größtenteils) erfüllen, wollen uns das aber nochmal offiziell bestätigen lassen und ggf. nachbessern.

    Viele Grüße,

    Florian

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    Nicolas Döring

    Naja, laut GoBD i. V. m. §§ 238 und 257 HGB, sowie § 147 AO können Duplikate aufbewahrt werden (ähnlich des Scans eines Geschäftsbriefes). Mit dem PDF-Format bleibt die Volltextsuche der E-Mails erhalten und mit dem PDF/A-Standart ist auch die Unveränderbarkeit sichergestellt (ggf. mit digitaler Signatur). Da Header und Co grundsätzlich keine steuerliche Relevanz haben, sind diese Eigenschaften grundsätzlich nicht aufbewahrungspdlichtig (ähnlich eines Briefumschlags eines Geschäftsbriefes).

    Sofern Veränderungen (hinzufügen bzw. entfernen von Seiten) dokumentiert werden und Nachvollziehbar sind, sind doch die gesetzlichen Vorgaben erfüllt...

    Oder habe ich da etwas übersehen CCM?

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    CCM Chemnitz GmbH

    aber laut Gesetzt reicht das einfache Umwandeln einer Email in PDF ja nicht aus, weil dadurch die ganzen Header informationen verloren gehen

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    Nicolas Döring

    Würdest du mir die genaue Rechtsgrundlage nennen, auf die du dich berufst? Speziell im Bezug auf die Notwendigkeit die Headerinformationen zu archivieren... Nach meinem Kenntnisstand reicht die Archivierung des lesbaren Inhalts (vgl. Brief und Briefumschlag).

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    Nicolas Döring

    Hallo CCM,

    ich habe gerade selbst noch einmal recherchiert und... du hast recht. Das entfernen der Headerinformationen wäre ein "Unterdrücken von Informationen".

    So fileee, viel spaß bei der Lösungsfindung ;-)

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    CCM Chemnitz GmbH

    @Nicolas, danke das du schon deine Antwort selbst geschrieben hast

     

    Wenn du das ganze mit einem Brief verlgeichen willst, dann lässt du von der ersten Seite ja schon 1/3 weg, weil diese Informationen sind ja im Kopf drin.

    Du darfst das Dokument eben NICHT bearbeiten und Informationen entfernen oder ähnliches ist ein bearbeiten.

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    Stephan Schröder

    E-Mails können doch auch im .msg Format abgespeichert werden. Diese sind für ein DMS ebenso durchsuchbar. Eine Mail zu archvieren finde ich auch sinnvoll, ich fraglich ist die Implemtierbarkeit auch bzgl. der Anzeige in Fileee, stelle ich mir etwas komplizierter vor als ein PDF oder ein Bild anzuzeigen.Kompliziert heißt aber nicht unmöglich ;)

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    Alexander Krug

    /push

    Kann keine .EML Dateien reinladen. Auch das Weiterleiten einer E-Mail, so dass diese archiviert wird ist nicht möglich. Der Weg jede einzelne E-Mail als PDF zu drucken und danach zu importieren ist zwar möglich, aber besonders bei der erstmaligen Anlage des Datei-Archivs eine Arbeit die sehr sehr sehr mühsam ist und vor der ich nun gerade stehe.

    Mit den PDF Anlagen ist das alles kein Problem, aber normalerweise gibt es ja immer noch einen Schriftverkehr der zu der PDF Datei geführt wurde, welcher ebenfalls von Wichtigkeit ist.

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