Automatisiertes Backup

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9 Kommentare

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    Otto Fischl

    Sehr guter Punkt. Ein Klick "Backup erstellen" und das System im Hintergrund speichert alle Dateien (+ Übersichts-Excel-Liste inkl. Dateinamen, Tags usw. zur besseren Suche) in einer ZIP-Datei.
    Das wäre ein Riesenschritt vorwärts und für mögliche Kunden bestimmt ein wichtiges Entscheidungskriterium.

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    C. Renger GmbH & Co KG

    Das wäre ein Traum! Ein automatisch einstellbares Backup. Wie bei Acronis - Einmal alles kopieren und dann immer die letzten gespeicherten Daten aktualisieren. Zugriff auf Cloud oder Festplatte. 

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    Dandl Michael

    Top Idee

    Direkt In Office365 das Backup speichern.

    Noch besser in eine Azure Blob Speicherkonto.

     

     

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    Daniel Gärtner

    Wie ist der Stand zu dieser Idee?

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    fileee Team

    Hey zusammen,

    vielen Dank für die Beiträge. Einen Beitrag für eine grundlegende umgekehrte Synchronisation zu einem verbundenen Dienst gibt es bereits in unserem Forum unter folgendem Link: https://fileee.zendesk.com/hc/de/community/posts/217532346-Zwei-Wege-Synchronisation-zu-Cloud-Diensten – wie ihr dem Beitrag entnehmen könnt, haben wir zu diesem Feature weiteren Feedback, da die Implementierung technisch sehr aufwändig wäre. Dies soll euch natürlich nicht davon abhalten weitere tolle Wünsche, Anregung oder Ideen zu posten!

    Solch ein Feature befindet sich derzeit noch nicht auf unserer Roadmap. Dementsprechend kann ich hier leider keinen Zeithorizont mitteilen. Wir haben den Wunsch jedoch für die Zukunft auf dem Schirm. Ich habe dennoch eure Anregungen aufgenommen und an unser Team weitergeleitet, damit wir diese in Zukunft intern besprechen können.

    Viele Grüße
    Hermann

     

     

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    Jan Thomä

    Naja, ich glaube schon daß das zwei verschiedene Dinge sind. Wenn man eine Zwei-Wege-Synchronisation machen will, bekommt man relativ schnell graue Haare wegen der ganzen Edge-Cases (wer gewinnt bei Änderungen, was passiert wenn Dinge auf der einen Seite gelöscht werden und auf der anderen Seite geändert, was passiert wenn die Cloud grade nicht verfügbar ist oder der Speicher dort nicht reicht, usw). Was wir hier wollen ist aber keine Zwei-Wege-Synchronisation sondern ein simples automatisches Backup für den Fall der Fälle. In der einfachsten Ausbaustufe könnte das so aussehen:

    • Zu einem definierbaren Zeitpunkt (z.B. täglich, wöchentlich, monatlich) wird eine Zip-Datei mit allen Dokumenten erstellt (genau wie jetzt auch über die Weboberfläche). Die Datei bekommt einen eindeutigen Namen (z.b. backup-yy-mm-dd_hh-mm-ss.zip).
    • Es wird geprüft ob in der Cloud genug Speicher vorhanden ist. Wenn nein werden die ältesten Dateien gelöscht, wobei eine bestimmte Anzahl immer stehen bleibt (z.B. die neuesten 3). Falls nach dem Löschen immer noch nicht genug Speicher vorhanden ist, wird eine Benachrichtigung an den Kunden geschickt und der Vorgang abgebrochen.
    • Die Zip-Datei wird in den Cloud-Speicher hochgeladen. Schlägt dies fehl, wird eine Benachrichtigung geschickt und der Vorgang abgebrochen.

     

    Das würde schon 90% des Problems lösen. In einer späteren Ausbaustufe könnte man die Zip-Datei noch mit einem Passwort AES-verschlüsseln oder über inkrementelle Backups nachdenken aber für den Anfang wäre das völlig ausreichend. Und klar baut man sowas auch nicht an einem lauen Freitagnachmittag aber es ist jetzt auch nicht super-extrem-aufwendig so daß man da 2 Jahre dran rumbasteln muß. Wie wäre es damit?

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    Uhlhorn Gerhard

    @Thomä: Solche Probleme sind doch schon längst gelöst. Wenn ein Dokument an zwei Orten gleichzeitig geändert wird, bekommt man zwei Dokumente, eines bekommt „Synchronisationskonflikt“ in den Namen. Dropbox macht es auch so.

    Auf der fileee-Website (oder in der App) könnten dem Benutzer beide Versionen mitsamt der Änderungen angezeigt werden. Er kann dann entscheiden, welche Version er behalten will (oder sie ggf. zusammenführen).

    Falls einer beispielsweise nur das Dokumentendatum ändert und ein anderer nur die Tags, kann fileee die Dokumente auch automatisch zusammenführen.

    Für mich ist das Feature, dass fileee die Datenbank auf einem eigenen Server/Computer synchronisiert, ein „Must have“, und das Fehlen ein „Deal Breaker“.

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    Jan Thomä

    @Uhlhorn, das mag ja alles sein, der Teufel steckt aber wie immer in den Details. Was z.b. wenn der Kunde mehrere Cloud-Lösungen anbindet? Wie gestalte ich dann die Oberfläche so daß ein technisch weniger affiner Nutzer das noch versteht? Und selbst wenn das anderswo schon funktioniert heißt das trotzdem nicht, daß man es "mal eben so" implementiert. Da steckt jede Menge Arbeit und Aufwand drin.

    Außerdem sind Synchronisation und Backup zwei verschiedene Dinge. Eine Synchronisation stellt sicher daß ich auf mehreren Geräten den gleichen Stand habe. Wenn ich ein Dokument lösche, wird es überall gelöscht. Wenn ich Daten überschreibe, werden sie überall überschrieben. Daher ist eine Synchronisation kein Backup - wenn die Daten korrupt oder gelöscht sind bekomme ich sie mit einer Synchronisation nicht wieder zurück, weil sie überall korrupt oder gelöscht sind. Da kann man dann ggf. noch über Versionierung nachdenken und Historie aber dann wird's gleich wieder komplizierte und aufwendiger.

    Worum es hier geht ist ein ganz einfaches Backup für den Fall der Fälle. Im Idealfall wird das nie gebraucht, aber Rechenzentren werden jeden Tag gehackt und Anbieter verlassen auch mal den Markt und in diesem Fall würd ich gern die Sicherheit haben auf die Dokumente plus Metadaten weiterhin Zugriff zu haben, weil ich die Originale im Zweifelsfall gar nicht mehr besitze (wenn ich doch wieder alles abheften muß, warum dann überhaupt eine elektronische Archivierung benutzen).  Und für ein Backup brauch ich keine komplizierte Logik und ein aufwändiges UI um Synchronisationskonflikte zu bearbeiten. Daher kann man das auch schneller und einfacher umsetzen als eine 2-Wege-Synchronisation. Ich würde daher diese beiden Anwendungsfälle hier gern trennen, weil sie zwei verschiedenen Zwecken dienen und eigentlich nichts miteiannder zu tun haben. Hier geht's ums Backup - für die Synchronisation können Sie ggf. ja ein zweites Thema eröffnen.

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    Uhlhorn Gerhard

    Andere können es ja auch. ;-)

    „Da kann man dann ggf. noch über Versionierung nachdenken und Historie …“

    Das sollte sowieso eingeführt werden wenn man „ersetzendes Scannen“ nach GoBD verwenden will, also die Scans anschließend schreddern möchte. Dann werden buchhaltungsrelevante Belege schreibgeschützt und jede Änderung an diese Belege angehängt und dokumentiert. FoxDox macht das beispielsweise so.

    Ein Backup muss automatisch funktionieren. Sonst wird es erfahrungsgemäß vernachlässigt. Am besten ein automatisches inkrementelles Backup in die Dropbox. auf einen Web- oder FTP-Server, oder einen anderen Speicherort der Wahl. Es muss mindestens stündlich aktualisiert werden! Und es sollten unbedingt auch die Metadaten mit gesichert werden.

    Bei den Metadaten wird es leider schwierig. Bei Mac kann man die Metadaten in jedes Dokument hinein schreiben, weil der Mac Metadaten in Dokumenten unterstützt. Bei Windows ist das leider nicht oder nur eingeschränkt möglich. Dort müsste man dann zu jedem File eine Extradatei mit den Metadaten anlegen, am besten im JSON-Format oder so.

    Wie gesagt, andere können das auch. Und die Benutzeroberfläche würde dadurch nicht komplizierter werden. Für das „Festschreiben“ eines Belegs braucht man nur einen Menüpunkt oder Button „Revisionssicher machen“. Das ist alles. Anbei ein Screenshot, wie es bei einem anderen Anbieter gelöst ist:

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